Toimintolaskenta eli Activity Based Costing (ABC) on sisäisen laskennan malli, jonka avulla kiinteitä kustannuksia kohdistetaan tuotteille. Se syntyi perinteisen kustannuslaskennan kritiikin pohjalta.
Perinteisessä kustannuslaskennassa kustannuksia ei aina saada kohdistettua oikealla tavalla. Toimintolaskennan teorian perusoivalluksia ovat organisaation johtaminen toimintojen avulla, ja että toiminnot kuluttavat resursseja ja tuotteet ja asiakkaat näitä toimintoja.
Volyymisidonnaiset kustannuskohdistimet eivät ole riittävän tarkkoja. Toimintokustannuslaskennan tavoitteena on toiminnan parantaminen ja tehostaminen, sillä toiminnot ovat arvoa tuottavia, tuottamattomia tai vähentäviä.
Suorat ja muuttuvat kustannukset vs. epäsuorat ja kiinteät kustannukset
Tuotteiden kustannuslaskenta on usein kohtalaisen helppoa, kun puhutaan suorista kustannuksista. Suorat kustannukset muuttuvat tuotantomäärän mukaisesti. Niitä on paljon helpompi kohdistaa tuotteille. Esimerkiksi raaka-ainetta ostettiin 1000 rahalla ja aikaan saatiin kymmenen tuotetta, joten jokainen tuote sisältää raaka-ainekustannusta satasella.
Suorien kustannusten lisäksi tuotteiden hinnan on katettava myös epäsuorat kustannukset. Nämä kustannukset toteutuvat joka tapauksessa eli ovat kiinteitä, vaikka toki niihin voidaan vaikuttaa monin keinoin ainakin pidemmällä aikavälillä.
Tuotekustannuslaskelmissa on epäsuorien kulujen osuus helppo unohtaa. Niiden kohdistaminen tuotteille on myös paljon vaikeampaa kuin suorien kustannusten. Yksinkertainen esimerkki haasteesta on yleinen markkinointikulu, vaikkapa messut, jossa yritys promoaa kaikkia kymmentä tuotettaan. Tuotteet ovat hyvin erilaisia keskenään ja niiden volyymit ovat erilaiset. Miten tämä kulu kohdistetaan jokaiselle erilaiselle tuotteelle?
Miten toimintokustannuslaskenta tapahtuu?
Ideaalisessa toimintokustannusjärjestelmässä osastojen kustannukset kohdistetaan niille toiminnoille, joita osastot käyttävät. Toisessa vaiheessa toimintojen kustannukset kohdistetaan laskentakohteille sen mukaan, kuinka paljon ne kutakin toimintoa käyttävät.
Toimintolaskentaa voidaan hyödyntää operatiivisesti ja strategisesti. Operatiivinen toimintolaskenta perustuu asioiden oikein tekemiselle. Tästä esimerkkeinä ovat toimintojohtaminen, liiketoimintaprosessien uudistaminen, jatkuva kehittäminen ja laatujohtaminen. Strateginen toimintolaskenta taas tähtää oikeiden asioiden tekemiseen. Esimerkkejä siitä ovat segmentointi ja asiakassuhteiden ja jakelukanavien hallinta.
Toimintolaskennan tavoitteena on huomion suuntaaminen uusiin asioihin. Siitä on suurin hyöty yrityksille, joissa yleiskustannusten osuus on suuri, tuotteita on runsaasti ja tuotteet ovat eräkooltaan, monimutkaisuudeltaan ja volyymiltaan toisistaan poikkeavia. Liian monimutkaisen mallin tietoinen välttäminen on kuitenkin olennaista.
Toimintolaskenta teoriasta käytäntöön
Mallit, teoriat ja esimerkit ovat usein erittäin yksinkertaistettuja kuvauksia todellisesta maailmasta tai ihannemaailmasta. Oikeassa maailmassa jo pelkkä kiinteidenkulujen raportoiminen ja seuraaminen kustannuspaikoilla voi olla haastavaa, saati sitten sen selvittäminen, miten mikäkin tuote käyttää kustannuspaikan resursseja.
Käytännössä laskentatavassa pitää huomioida, että sen on oltava tarpeeksi yksinkertainen, ymmärrettävä, eikä liikaa aikaa vievä. Kiinteitä kustannuksia ei välttämättä kannata edes yrittää kohdistaa tarkasti yksittäiselle tuotteelle. Erityisen haastavaa kiinteiden kustannusten kohdistaminen on projektiliiketoiminnassa, jossa lähes jokainen toimitus on oma, erilainen projektinsa. Esimerkiksi myynti- ja markkinointikustannuksia ei silloin välttämättä ole järkevää yrittäkään kohdistaa projekteittain tarkasti. Yleismalli on riittävä.
Haasteista huolimatta kannattavuuslaskelmien on jollain perusteella otettava huomioon kiinteät yleiskustannukset, jotta ne muistetaan ottaa mukaan hinnoittelussa ja tuotekannattavuuksien analysoimisessa. Nämä ovat sisäisen laskennan tärkeitä elementtejä, sillä ulkoinen laskenta ei kerro kannattavuudesta juuri mitään.
Lue lisää toimintolaskennasta.